Werken met Orino

Zorgvuldig overstappen, persoonlijk begeleid

Overstappen op een nieuw registratiesysteem doe je niet vaak, en ook niet zomaar. Daarom doorlopen we het traject samen: van analyse en inrichting tot training en livegang. En daarna blijven we betrokken, met ondersteuning en doorontwikkeling.

Neem contact op
Demo aanvragen
Deelnemers aan een ronde-tafelsessie van Orino rond een lange tafel, met Orino-banners en een presentatie op de achtergrond.

Beproefde basis, eigen inrichting

Orino sluit aan op jullie organisatie

Jullie hoeven niet anders te gaan werken omdat een systeem dat vraagt. Andersom werkt beter. Orino heeft een beproefde basis die al jaren in de praktijk wordt gebruikt: dossiers, trajecten, activiteiten, rapportages en beveiliging. Daarop richten we Orino in volgens jullie processen, werksoorten en afspraken met opdrachtgevers.

Welke gegevens leggen jullie vast? Welke keuzelijsten helpen medewerkers? Welke overzichten vraagt de gemeente? Dat bepalen we samen. Zo krijgen jullie maatwerk met standaardsoftware: jullie profiteren van wat zich al heeft bewezen, en toch past het bij jullie manier van werken.

Verandert er later iets, zoals een nieuwe eis van de gemeente of een extra voorziening? Dan passen we de inrichting aan.

Het traject

Hoe verloopt de overstap naar Orino?

Een overstap vraagt tijd en aandacht, van jullie en van ons. Dit zijn de stappen die we samen zetten. Hoe lang het duurt, hangt af van de omvang van jullie organisatie en het aantal werksoorten.

  1. Analyse

    We brengen samen jullie werkprocessen, werksoorten en informatiebehoefte in kaart. Wat moeten medewerkers echt vastleggen, en wat kan weg? Zo vereenvoudigen we processen voordat er iets wordt ingericht.

  2. Inrichting

    We richten Orino in op wat uit de analyse komt: velden, keuzelijsten, trajecten, rollen en rapportages. Jullie kijken tussentijds mee, zodat het herkenbaar is voor de mensen die ermee gaan werken.

  3. Migratie

    Gegevens uit jullie huidige systeem of uit Excelbestanden zetten wij over naar Orino. Vooraf spreken we af welke gegevens meegaan. Daarna controleren we samen of alles goed is overgekomen.

  4. Testen

    Jullie testen Orino met situaties uit de eigen praktijk. Wat nog niet goed aansluit, passen we aan. Zo weet je zeker dat alles klopt voordat iedereen ermee gaat werken.

  5. Training

    Medewerkers leren werken met Orino in hun eigen omgeving, met hun eigen werkprocessen. Omdat Orino logisch is opgebouwd, is geen uitgebreide training nodig.

  6. Livegang

    Jullie gaan over op Orino. Vragen en aanpassingen na de start pakken we samen op. En daarna blijven we betrokken, met support en doorontwikkeling. Zo groeit Orino mee met jullie organisatie.

Twee mannen in overleg aan tafel, met een laptop open voor zich.

Persoonlijke begeleiding

Wie begeleidt jullie, en wat vragen we van jullie?

Bij de invoering werk je met mensen die sociaal werk kennen en zich verdiepen in jullie organisatie. Onze projectmanager begeleidt de implementatie. Collega’s zorgen voor het overzetten van gegevens, de inrichting van jullie omgeving en de beveiliging. Elke klant krijgt een vast aanspreekpunt.

Van jullie vragen we ook iets. Een trekker die het project coördineert en knopen doorhakt. Een paar collega’s uit de verschillende teams die meedenken over de inrichting. En tijd om te testen en te trainen. Zo wordt Orino echt van jullie, en groeit het draagvlak bij de mensen die er dagelijks mee werken.

Maak kennis met het team

Na de livegang

Wat gebeurt er na de livegang?

Support

Loop je ergens tegenaan of heb je een vraag? Onze helpdesk is tijdens kantoortijden bereikbaar, en je krijgt hulp van mensen die Orino én jullie inrichting kennen. Met elke klant leggen we in een SLA vast hoe we bereikbaar zijn en hoe snel we reageren. Updates voeren wij voor jullie door.

Aanpassen als jullie werk verandert

Een nieuwe eis van de gemeente, een extra voorziening of een nieuwe werksoort? We passen de inrichting aan, zodat Orino blijft aansluiten op jullie praktijk.

Samen doorontwikkelen

Praktijkvragen van klanten vertalen we samen naar nieuwe mogelijkheden in Orino. Zo profiteren jullie van wat andere sociaalwerkorganisaties bedenken, en zij van jullie ideeën.

Veilig en betrouwbaar

Is onze informatie veilig in Orino?

Jullie leggen gevoelige informatie over inwoners vast. Daarom zijn privacy en informatiebeveiliging de basis van Orino, geen extra optie. Orino is een product van Feka ICT, dat al ruim 30 jaar bedrijfsprocessen van organisaties vereenvoudigt.

Privacy volgens de AVG

Beveiliging en inloggen zijn ingericht volgens de AVG. Medewerkers leggen alleen vast wat nodig is voor hun werk.

Inloggen met MFA

Medewerkers loggen in met multifactorauthenticatie (MFA): na het wachtwoord volgt een tweede stap. Zo is een gestolen wachtwoord alleen niet genoeg.

Rollen en rechten

Per rol stel je in wie wat mag zien en doen. Een vrijwilliger ziet bijvoorbeeld andere gegevens dan een maatschappelijk werker.

Beveiligd datacenter

Alle gegevens staan veilig in een beschermd datacenter.

Dagelijkse back-ups

Elke dag maken we een back-up van jullie gegevens, zodat ze terug te zetten zijn als er iets misgaat.

Security officer

Onze security officer bewaakt de beveiliging van Orino en de maatregelen die de privacy van inwoners beschermen. Vragen van jullie ICT? Die beantwoorden we graag.

Alles over veiligheid en betrouwbaarheid

Praktische vragen

Praktische vragen over de overstap

Korte antwoorden op vragen die we vaak krijgen van directie, bedrijfsvoering en ICT.

Een nieuw systeem live zetten kan al binnen enkele weken. De doorlooptijd hangt sterk af van de complexiteit van de opdracht en van het overzetten van gegevens uit één of meer systemen. Een duidelijk programma van eisen en een vast aanspreekpunt binnen jullie organisatie helpen veel bij het inrichten en in gebruik nemen van Orino, zodat het goed bij jullie aansluit. Het tempo stemmen we in overleg met jullie af.

De kosten bestaan uit twee delen. Eenmalige kosten voor analyse, inrichting, migratie en training. En een vast bedrag per maand voor het gebruik van Orino, hosting, support en updates. Na de kennismaking krijgen jullie een voorstel met alle kosten op een rij.

Ja. We maken de meest uiteenlopende koppelingen: met financiële systemen, maar ook met zorgsystemen. Voor rapportages is er bijvoorbeeld een koppeling met Power BI. Hebben jullie een specifieke koppeling nodig? Dan bekijken we samen wat mogelijk is.

Ja. Gegevens uit jullie huidige systeem of uit Excelbestanden zetten wij over naar Orino. Dat hebben we al vanuit allerlei systemen gedaan. Vooraf bepalen we samen welke gegevens meegaan en in welke vorm. Zo beginnen medewerkers niet met een leeg systeem, en nemen jullie geen onnodige ballast mee.

Een trekker die het project coördineert en knopen doorhakt. Een paar collega’s uit de verschillende teams die meedenken over de inrichting. En tijd om te testen en te trainen. Hoe beter medewerkers betrokken zijn, hoe beter Orino aansluit op de praktijk. Wij zorgen voor de begeleiding, de techniek en het overzetten van gegevens.

De opzegtermijn spreken we samen af bij de start van de samenwerking. De gegevens zijn en blijven van jullie. Ze zijn te exporteren, bijvoorbeeld voor eigen analyse of voor een overstap, en als jullie willen stoppen, werken we daaraan mee.

In een beschermd datacenter, met dagelijkse back-ups. Medewerkers loggen in met MFA en zien alleen wat bij hun rol past. Meer details voor jullie ICT en functionaris gegevensbescherming staan op de pagina Veilig en betrouwbaar.

Door ze vanaf het begin te betrekken. Medewerkers denken mee over de inrichting en testen met situaties uit hun eigen werk. Omdat ze alleen vastleggen wat nodig is, voelt registreren minder als extra werk. En omdat Orino logisch is opgebouwd, is geen uitgebreide training nodig. Zo bouwen jullie samen aan draagvlak.

Ervaring

Wat klanten zeggen over de samenwerking

Taalhuis Uithoorn maakt gebruik van Orino voor de registratie van zowel de taalvrager als de taalvrijwilliger. Wij vinden het fijn dat er goed geluisterd wordt naar onze wensen en dat er met ons meegedacht wordt over het vereenvoudigen van onze processen. Dankzij Orino hebben wij nu meer tijd en aandacht voor mensen; in ons werk is dat doorslaggevend!

Claudia en Nici Taalhuis Uithoorn
Zo werkt registratie in Orino

Meer ervaringen van klanten

Vragen over de overstap? Bespreek ze met ons

We denken graag mee over jullie situatie, ook als jullie nog aan het begin staan. Wil je eerst zien wat het systeem allemaal kan? Kijk dan bij Wat is Orino?

Neem contact op Demo aanvragen
Je contactpersoon Ron Deurloo Organisatieadviseur